Los requisitos funcionales para registros bibliográficos son los detalles de lo que debe hacer una aplicación para satisfacer las necesidades de un usuario en particular. En otras palabras, especifican el propósito y el alcance de un sistema de información. Los requisitos funcionales se derivan de los requisitos del usuario y describen el comportamiento del sistema. Se pueden formular de diversas maneras, pero generalmente se describen en términos de "qué" el sistema debe hacer en lugar de "cómo" debe hacerlo. Los requisitos funcionales se pueden agrupar y categorizar de diversas maneras, pero a menudo se agrupan en los siguientes grupos:
Los requisitos funcionales se deben documentar de tal manera que sean entendibles para todas las partes interesadas en el proyecto. Esto significa que deben ser concisos, precisos, completos y verificables. En general, se recomienda que los requisitos funcionales se escriban usando un lenguaje sencillo y directo. Se debe evitar el uso de jargon técnico y deberían ser lo suficientemente detallados como para permitir que los desarrolladores comprendan qué se necesita, pero no tanto como para especificar cómo implementarlo. Los requisitos funcionales también deben ser lo suficientemente flexibles para permitir que el sistema se adapte a los cambios en el entorno, pero no tanto como para ser ineficaces o ineficientes.
Los requisitos funcionales se pueden derivar de una variedad de fuentes, incluidos los usuarios, los expertos del negocio, los desarrolladores y los analistas. A menudo, se usan entrevistas, grupos focales, cuestionarios y otras técnicas de recopilación de datos para recopilar requisitos funcionales. Una vez que se haya recopilado toda la información relevante, se pueden elaborar modelos de los requisitos funcionales usando técnicas de análisis y diseño, como el análisis de flujos de datos, el modelado de objetos y el diagrama de estados.